DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 - DOU DE 09/10/2015

                                                                                     

Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a  realização do  processo administrativo  no âmbito  dos órgãos  e das  entidades da  administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

 

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84,  caput , inciso IV e inciso VI, alínea "a", da Constituição,  e tendo  em vista  o disposto  na Lei  nº 9.784,  de 29  de janeiro de 1999, na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012,

 

DECRETA:

 

Art.  1º Este  Decreto dispõe  sobre  o uso  do meio  eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

 

Art. 2º  Para o  disposto neste  Decreto, consideram-se  as seguintes definições:

 

I - documento  - unidade de registro  de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível  e interpretável por meio  de sistema computacional, podendo ser:

 

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b)  documento digitalizado  -  documento  obtido a  partir  da conversão  de um  documento não  digital, gerando  uma fiel  representação em código digital; e

 

III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

 

Art. 3º São objetivos deste Decreto:

 

I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados

II  -  promover a  utilização  de  meios  eletrônicos para  a  realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III -  ampliar a sustentabilidade  ambiental com o  uso da tecnologia da informação e da comunicação; e

IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

 

Art. 4º  Para o atendimento  ao disposto neste  Decreto, os órgãos e as  entidades da administração pública  federal direta, autárquica e fundacional utilizarão sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.

 

Parágrafo único. Os sistemas a que se refere o  caput deverão utilizar, preferencialmente, programas com  código aberto e prover mecanismos para  a verificação  da autoria e  da integridade  dos documentos em processos administrativos eletrônicos.

 

Art. 5º  Nos processos  administrativos eletrônicos,  os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que  este procedimento for inviável ou  em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo

 

Parágrafo  único. No  caso  das  exceções previstas  no caput, os atos  processuais poderão ser  praticados segundo as  regras aplicáveis  aos  processos  em  papel, desde  que  posteriormente  o  documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12.

 

Art. 6º A  autoria, a autenticidade e a  integridade dos documentos  e da  assinatura, nos  processos administrativos  eletrônicos,poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.

 

§ 1º  O disposto no  caput não obsta a utilização  de outro meio de  comprovação da  autoria e  integridade de  documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.

§ 2º O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam  identificação simplificada  do interessado  ou nas  hipóteses legais de anonimato.

 

Art. 7º Os atos processuais em meio eletrônico consideram se realizados  no dia e na  hora do recebimento pelo  sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

 

§  1º Quando  o ato  processual  tiver que  ser praticado  em determinado prazo, por meio  eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se  tornar indisponível  por  motivo técnico,  o  prazo fica  automaticamente prorrogado  até as  vinte e  três horas  e cinquenta  e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

 

Art. 8º O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o art. 4º ou por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.

 

Art. 9º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.

 

Art. 10.  Os documentos  nato-digitais e  assinados eletronicamente na forma do art. 6º são considerados originais para todos os efeitos legais.

 

Art. 11. O interessado  poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

 

§ 2º  Os documentos digitalizados enviados  pelo interessado terão valor de cópia simples.

§  3º A  apresentação  do  original do  documento  digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos art. 13 e art. 14.

 

Art.  12. A  digitalização  de  documentos recebidos  ou  produzidos no âmbito  dos órgãos e das entidades  da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

 

§ 1º A conferência prevista no  caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão  considerados  cópia  autenticada administrativamente,  e  os  resultantes  da digitalização  de  cópia autenticada  em  cartório, de  cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§  3º A  administração  poderá, conforme  definido  em ato  de cada órgão ou entidade:

 

I  - proceder  à  digitalização  imediata do  documento  apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II  - determinar  que  a  protocolização de  documento  original seja  acompanhada  de  cópia  simples, hipótese  em  que  o  protocolo atestará a  conferência da  cópia com o  original, devolverá  o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e

III  - receber  o  documento em  papel  para posterior  digitalização, considerando que:

 

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser  mantidos sob guarda do órgão  ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e

b) os  documentos em  papel recebidos  que sejam  cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do  caput e do § 1º.

 

§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento  recebido, este ficará  sob guarda da  administração e será  admitido o  trâmite  do processo  de  forma híbrida,  conforme

definido em ato de cada órgão ou entidade.

 

Art. 13. Impugnada a integridade do documento digitalizado,mediante  alegação  motivada  e fundamentada  de  adulteração,  deverá ser instaurada  diligência para a  verificação do documento  objeto de controvérsia.

 

Art. 14. A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia  o seu  direito  de rever  os  atos praticados  no  processo, a  exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.

 

Art. 15. Deverão ser  associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenti-

cidade, sua preservação e sua interoperabilidade.

 

Art.  16. Os  documentos  que  integram os  processos  administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.

 

§ 1º A eliminação de  documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.

§ 2º Os documentos digitais e processos administrativos eletrônicos cuja atividade  já tenha sido encerrada e  que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, sob controle do  órgão ou  da entidade  que os  produziu, a  fim de  garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.

 

Art. 17. A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePING e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.

 

Parágrafo  único. Para  os  casos  ainda não  contemplados  nos padrões mencionados no

caput , deverão ser adotados formatos interoperáveis, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados.

 

Art. 18.  Os órgãos ou  as entidades deverão  estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.

 

Parágrafo único. O estabelecido no  caput deverá prever, no mínimo:

 

I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas; e

II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.

 

Art. 19.  A guarda dos  documentos digitais e  processos administrativos  eletrônicos considerados  de  valor permanente  deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte  e de  formato, a  documentação técnica  necessária para  interpretar  o documento  e os  instrumentos  que permitam  a sua  identificação e o controle no momento de seu recolhimento.

 

Art. 20. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, deverá ser observado o prazo definido em lei para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.

 

Art. 21. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o Ministério da Justiça e a  Casa Civil da Presidência da República editarão, conjuntamente, normas complementares a este Decreto.

 

Art. 22. No prazo de seis meses, contado da data de publicação  deste Decreto,  os  órgãos e  as  entidades da  administração pública federal  direta, autárquica  e fundacional  deverão apresentar

cronograma de  implementação do uso  do meio eletrônico  para a realização do processo administrativo à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

 

§ 1º O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação deste Decreto.

§ 2º Os órgãos e as entidades de que tratam o  caputque jáutilizam processo administrativo eletrônico deverão adaptar-se ao disposto  neste Decreto  no  prazo de  três  anos, contado  da  data de  sua publicação.

 

Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 8 de outubro de 2015;

 

Brasília, 8 de outubro de 2015; 194º da Independência e 127º da República

 

DILMA ROUSSEFF

José Eduardo Cardozo

Nelson Barbosa

Este texto não substitui o publicado no DOU de 09/10/2015